合肥市燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案信息數(shù)字化建設(shè)回顧

摘 要

企業(yè)檔案，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史記錄，對企業(yè)的科學(xué)管理，有著不可替代的借鑒作用。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無法適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作的
企業(yè)檔案，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史記錄，對企業(yè)的科學(xué)管理，有著不可替代的借鑒作用。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無法適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是企業(yè)發(fā)展的客觀要求。近年來，由于合肥市燃?xì)饧瘓F(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，通過相關(guān)部門和人員的共同努力，公司檔案信息數(shù)字化建設(shè)取得了可喜的成效。
 
1 領(lǐng)導(dǎo)重視，搭建檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)平臺
1.1重視基礎(chǔ)設(shè)施，配置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備
合肥市燃?xì)饧瘓F(tuán)公司檔案工作始于1982年，開始是規(guī)模小、庫房小、設(shè)備少，后來雖逐步發(fā)展，仍難突破舊式管理瓶頸。由于公司領(lǐng)導(dǎo)的高瞻遠(yuǎn)矚，隨著企業(yè)的發(fā)展，公司在新建辦公樓時(shí)，已將檔案工作用房、以及管理設(shè)施列入設(shè)計(jì)重要范圍，公司搬遷時(shí)，檔案部門同時(shí)遷入，改變了過去檔案部門與公司辦公部門分離的現(xiàn)象，方便了公司對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理。遷入的卡當(dāng)案庫房838mz，密集架l l4組，配備了大功力溫濕機(jī)6組，專用滅火設(shè)備l8組，滅火器8組，檔案庫房完全達(dá)到“八防”要求。此外，還先后配置了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、圖紙及高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、縫紉機(jī)、打孔機(jī)等檔案工作設(shè)備，從基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備上保障了檔案管理及安全。
1.2健全各項(xiàng)制度，保證檔案管理有規(guī)可循
合肥市燃?xì)饧瘓F(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)在強(qiáng)化制度、規(guī)范管理中，把檔案工作制度作為重要內(nèi)容之一，根據(jù)公司這一指導(dǎo)原則，對原先的各項(xiàng)檔案工作制度進(jìn)行了修訂和完善，包括《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案復(fù)制制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《底圖保管和更改制度》、《會計(jì)檔案管理制度》、《檔案資料統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案人員“四參加”制度》、《檔案工作獎(jiǎng)懲制度》、《檔案室工作職責(zé)》、《檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員職責(zé)》等，修訂后的檔案工作制度，進(jìn)一步貼近檔案工作實(shí)際，從而做到了“有規(guī)可循，有章可依，分工負(fù)責(zé)，職責(zé)明確”。
1.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)
為全面提升檔案業(yè)務(wù)水平和管理能力，公司專門組織專兼職檔案人員和分管領(lǐng)導(dǎo)參加的檔案工作知識講座。在培訓(xùn)中，大家認(rèn)真聽講，熱烈討論，從而增強(qiáng)了人員素養(yǎng)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，提高了檔案管理水平和辦事工作效率。
此外，公司還組成檔案工作檢查小組，對各單位文件材料的形成、積累、歸檔工作進(jìn)行檢查，采取查、看、問的方式，全面掌握了各單位檔案工作情況，對存在問題實(shí)行有針對性的指導(dǎo)，提出整改意見。在此基礎(chǔ)上，公司領(lǐng)導(dǎo)又組織召開了檔案工作推進(jìn)會，對檔案人員提出了更高要求，也把檔案工作推向更高處，為檔案信息數(shù)字化管理培養(yǎng)合格人才。
1.4引入先進(jìn)理念，為檔案信息數(shù)字化建設(shè)立項(xiàng)
公司領(lǐng)導(dǎo)以面向未來的思維模式對待檔案工作，適時(shí)地要求相關(guān)部門制訂檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案，并針對方案的可行性、安全性組織考察。綜合對多個(gè)單位、部門的考察意向，反復(fù)研究、論證方案。為保證工程質(zhì)量，項(xiàng)目確立后，又組織項(xiàng)目招投標(biāo)會，最后是實(shí)力強(qiáng)、技術(shù)過硬的清華紫光軟件公司中標(biāo)。
為使中標(biāo)后項(xiàng)目能順利實(shí)施，公司領(lǐng)導(dǎo)又確保項(xiàng)目實(shí)施資金鏈條，先后投入人民幣78萬元，其中軟件設(shè)計(jì)8萬元，硬件配置37.5萬元，檔案信息加工費(fèi)315/元，其它費(fèi)用l.5萬元。’
2 資源整合，認(rèn)真做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作
2.1集思廣益，強(qiáng)化各類文件材料及時(shí)歸檔
為了保證數(shù)字化管理后，檔案信息的齊全、完整、準(zhǔn)確，公司領(lǐng)導(dǎo)十分重視歸檔文件的齊全、完整程度，在辦公室精心組織與周密安排下，一是對公司1982年成立以來保存的所有檔案清理盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)缺什么，補(bǔ)什么，跟蹤搜集；二是組織各單位檔案人員，全面清理公司歷年來散存在各單位、部門的文件材料；三是集中收藏公司歷年來的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、牌匾、錦旗、證書等實(shí)物檔案；四是收集、清理原來歸口各部門存放的錄音、錄象、照片等特殊載體檔案；五是明確規(guī)定：今后各單位、部門必須按要求做好自身文件材料的形成、積累、歸檔工作。經(jīng)過大家的共同努力，摸清了“家底”，為實(shí)行數(shù)字化加工提供了信息源保障。
2.2統(tǒng)籌規(guī)劃。實(shí)現(xiàn)公司檔案實(shí)體集中統(tǒng)一管理
按照公司董事長“資源整合、集中管理”的要求，在征詢相關(guān)部門意見后，辦公室組織召開了協(xié)調(diào)會，了解各部門的服務(wù)要求，認(rèn)真研討，確定整合方案，方案得到相關(guān)部門的積極配合和大力支持，很快實(shí)現(xiàn)了辦公樓入駐單位檔案、資料的集中統(tǒng)一管理，結(jié)束了同一辦公樓重復(fù)設(shè)置檔案資料室的不合理現(xiàn)象。檔案集中統(tǒng)一管理，不僅節(jié)約了人力、物力，更有利于開發(fā)利用，是檔案原始管理模式，邁人數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)管理的一項(xiàng)重要舉措。
2.3結(jié)合實(shí)際，完善公司檔案分類方案
在國家與行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)，結(jié)合公司檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，從符合數(shù)字化管理的實(shí)際需要出發(fā)，對公司原來的檔案分類方案進(jìn)行完善。分類方案的一級類目基本未變，設(shè)置為：文書檔案類(管理文件)、工程項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類、科研類、會計(jì)檔案類、人事檔案類、照片檔案類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類。一級類目以下，根據(jù)同類檔案文件形成的數(shù)量和層次，設(shè)置屬類類目級次。
在分類中，還把過去對普發(fā)文件按問題分類存放方式，改為一類集中保存，簡化了工作環(huán)節(jié)，更有利于保管、利用。此外，文書檔案的二級類中，增設(shè)了“房土證類”、 “職工購房類”，使這類檔案也相對集中，查找更快捷、準(zhǔn)確。完善后的檔案分類方案，有利于檔案信息數(shù)字化軟件設(shè)計(jì)。
2.4耐心細(xì)致。做好檔案數(shù)字化加工前處理工作
按照完善后的檔案分類方案，對各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理。過去已整理歸檔的，大多有規(guī)可循，有目可查，稍作調(diào)整，按類別排列上架；新形成的文件材料，按檔案整理規(guī)范，分類、編號、填寫卷內(nèi)文件目錄、裝訂、排列、編目、上架；歷年遺漏文件收集后，剔除重復(fù)件，確定類屬后，按時(shí)間順序，部分插卷，部分直接排列類屬之后。盤點(diǎn)、補(bǔ)收后，檔案室共保管檔案10 45 1卷59 577件。其中：文書類1 900卷(盒)/23 575件、工程技術(shù)類7704卷/30339件、人事檔案l l09卷/34 177件、照片檔案l3卷(冊)/705件、聲像檔案l32卷/254件，實(shí)物檔案508件、科技資料1 072件。
實(shí)行數(shù)字化過程中，還對各類檔案逐卷、逐件、逐頁檢查，凡缺頁、漏頁、錯(cuò)號、重號等，均及時(shí)糾正。不合規(guī)范的頁面進(jìn)行必要的修裱，如頁面小托裱、頁面破損補(bǔ)缺，頁面模糊復(fù)制等，為檔案信息數(shù)字化加工打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 全程監(jiān)督，確保數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量
3.1精心設(shè)計(jì)，軟件性能達(dá)到預(yù)定目標(biāo)
“合肥天然氣利用工程檔案管理軟件與數(shù)字加工項(xiàng)目”中的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，是嚴(yán)格遵循國家檔案管理的規(guī)范與格式，從公司管理檔案的內(nèi)容和實(shí)際需要出發(fā)，其優(yōu)勢重點(diǎn)體現(xiàn)在：
先進(jìn)性。界面好，易學(xué)用，具有超前性，既保證檢索速度，又確保檢索質(zhì)量；
安全性。具備身份認(rèn)證、安全保密等機(jī)制，不僅能保障系統(tǒng)運(yùn)行安全保密，也能保證電子檔案的原始真實(shí)性；
經(jīng)濟(jì)性。從設(shè)計(jì)到運(yùn)行、維護(hù)各環(huán)節(jié)，達(dá)到最佳性能價(jià)格比和最優(yōu)平衡點(diǎn)；
可靠性。系統(tǒng)確保可靠的信息傳輸手段、存儲方式，運(yùn)行環(huán)境及完善的備份恢復(fù)方式；
開放性。能方便電子文件數(shù)據(jù)交換、互聯(lián)，可保障在將來較長時(shí)間內(nèi)達(dá)到通用目的，支持跨平臺及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)交換；
可擴(kuò)展性。能滿足檔案業(yè)務(wù)拓展和不斷增加的數(shù)據(jù)儲量及用戶、硬件需求，方便處理功能的適度增加與變更，便于產(chǎn)品的升級換代；
可管理性?？晒芾怼⒁撞僮?，各功能模塊問有良好的銜接|生，電子文件目錄與全文鏈接方便、快捷、準(zhǔn)確。
規(guī)范性。運(yùn)行后的軟件管理系統(tǒng)，符合國家及行業(yè)有關(guān)電子檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
3.2界定檔案掃描范圍，節(jié)省儲存空間
為了能夠快捷、準(zhǔn)確地提供有價(jià)值的檔案信息，按照公司領(lǐng)導(dǎo)“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、突出重點(diǎn)”的要求，在辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合過去部分檔案使用頻率高的實(shí)際，對庫藏全部檔案進(jìn)行價(jià)值界定，最終確定不掃描內(nèi)容為：一是所有短期保存的檔案材料；二是所有發(fā)文底稿(定稿)；三是各類介紹信存根；四是經(jīng)確認(rèn)極少利用的檔案。通過不掃描范圍的確定，使有價(jià)值檔案作用得到充分發(fā)揮，不僅緩解檔案系統(tǒng)存儲壓力，也降低了加工(相應(yīng))成本，檔案系統(tǒng)利用更加方便、快捷。
3.3群策群力，數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目成功運(yùn)行
公司檔案信息數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目，從考察、調(diào)研，到項(xiàng)目確定；從招投標(biāo)，到項(xiàng)目實(shí)施；從軟件設(shè)計(jì)，到硬件配置；從檔案資源整合，到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)；從檔案前處理，到數(shù)字化掃描加工……，實(shí)際完成了610 972頁檔案的著錄、掃描，此外，還對保管的實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、人事檔案進(jìn)行著錄、掃描。這項(xiàng)工作全過程都得到了公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視、關(guān)心和支持，在相關(guān)部門和人員的共同努力下，項(xiàng)目從2009年6月實(shí)施，經(jīng)過9個(gè)多月奮戰(zhàn)，2010年4月正式上線運(yùn)行。通過近段時(shí)間使用，效果良好。
3.4系統(tǒng)檢索快捷、準(zhǔn)確，公司檔案工作又上一個(gè)新臺階
檔案信息數(shù)字化管理項(xiàng)目建成后，經(jīng)過正式上網(wǎng)運(yùn)行，其功能和技術(shù)均達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。功能上，既具有行業(yè)特色，又有普及推廣意義；技術(shù)上，既保持了穩(wěn)定性，又具備規(guī)范性，真正建立了一個(gè)檔案信息數(shù)字化管理平臺和檔案信息利用服務(wù)平臺。通過受權(quán)，利用者能非常方便、快捷地瀏覽檔案全文、打印或編輯，實(shí)現(xiàn)了檔案文件的異地(網(wǎng)上)調(diào)閱利用，擴(kuò)大
了利用空間，提高了工作效率。
使用證明，有了檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及有關(guān)人員，可根據(jù)工作需要，隨時(shí)在終端上查到需要的信息，再也無須到檔案室翻閱大量檔案，且速度快、信息準(zhǔn)確。此外，終端檢索的信息量大，同一類信息可通過編輯，迅速組合，根據(jù)需要放大、縮小或打印，省時(shí)省力。特別是設(shè)計(jì)部門，省略了到檔案部門翻閱大量的圖紙、資料，也免去了復(fù)制方式，不僅提高了工作效率，也使檔案原件免受翻閱磨損，延長了檔案原件保管壽命。
總之，檔案信息數(shù)字化管理后，不但能快捷地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，而且也能及時(shí)的為企業(yè)各項(xiàng)重大決策提供參考。它標(biāo)志著公司檔案工作邁上了一個(gè)新臺階。在模式、服務(wù)水平上，來了一次質(zhì)的飛躍。
 
本文作者：張靜
作者單位：合肥燃?xì)饧瘓F(tuán)