北京市燃?xì)饧瘓F(tuán)建市檔案管理制度規(guī)范體系的方法與途徑

摘 要

引言現(xiàn)代企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、制度化、體系化管理，必須建立科學(xué)的檔案管理制度體系。制定適應(yīng)現(xiàn)代燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)展的檔案管理制度體系，是保證檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展和管
引言
現(xiàn)代企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、制度化、體系化管理，必須建立科學(xué)的檔案管理制度體系。制定適應(yīng)現(xiàn)代燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)展的檔案管理制度體系，是保證檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展和管理水平提高的必然選擇。2010年，北京燃?xì)馐聵I(yè)走過(guò)了52年的發(fā)展歷程，檔案工作記錄了這段輝煌的歷史，大量資料留存下來(lái)。對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)管理使之適應(yīng)未來(lái)燃?xì)馐聵I(yè)的發(fā)展，需要科學(xué)的檔案管理制度提供支持。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，北京市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱北京燃?xì)?現(xiàn)行的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)狀，因此，建立適應(yīng)現(xiàn)代燃?xì)馄髽I(yè)的檔案管理制度和規(guī)范，不斷提升企業(yè)檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)的市場(chǎng)營(yíng)銷、文化建設(shè)、資源利用、客戶服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)的貢獻(xiàn)力和影響力，已成為北京燃?xì)鈾n案館的一項(xiàng)重要工作。
為更好構(gòu)建適合現(xiàn)代燃?xì)馄髽I(yè)的檔案管理制度，全面提升現(xiàn)代燃?xì)馄髽I(yè)的檔案管理水平，北京燃?xì)忾_(kāi)始探索檔案管理制度研究，并最終形成了《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》。《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》是北京燃?xì)鈴钠髽I(yè)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，立足解決北京燃?xì)鈾n案管理過(guò)程中的問(wèn)題與困惑，以國(guó)家相關(guān)檔案法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)制定出的適應(yīng)北京燃?xì)鈾n案管理發(fā)展的制度體系。
1 《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》項(xiàng)目研究的內(nèi)容簡(jiǎn)介及研究方法
1.1 項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容簡(jiǎn)介
《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》項(xiàng)目是北京燃?xì)鈾n案館在分析北京燃?xì)鈾n案工作現(xiàn)狀，根據(jù)國(guó)家檔案行政法規(guī)，秉承更好服務(wù)北京燃?xì)鈾n案管理建設(shè)的目標(biāo)，最大限度發(fā)揮檔案的憑證、查考作用這一愿望而制定。研究過(guò)程中對(duì)北京燃?xì)鈾n案管理制度、方法、規(guī)程、辦法、管理流程等作了比較深入的研究，對(duì)各門類的檔案管理方法進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，最終形成了《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》?！度?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》由29個(gè)檔案管理規(guī)范制度組成，涉及檔案工作制度、各類檔案管理規(guī)定、檔案管理流程、檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案等內(nèi)容。檔案管理方法通過(guò)制度形式同定下來(lái)，從宏觀角度規(guī)范了文件向檔案的轉(zhuǎn)化過(guò)程以及檔案整理工作的各環(huán)節(jié)，保護(hù)了文檔資源的安全與齊全完整。
《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》與其它的檔案管理制度有所不同，它在繼承原有管理思想的同時(shí)又有一些創(chuàng)新點(diǎn)，主要包括以下幾個(gè)方面：
(1) 該制度體系在國(guó)內(nèi)燃?xì)庑袠I(yè)的檔案管理方面尚屬首創(chuàng)縱觀國(guó)內(nèi)燃?xì)庑袠I(yè)的檔案管理工作，大多數(shù)燃?xì)鈫挝欢甲鸪鐕?guó)家或者地區(qū)的檔案管理制度，比如《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》(勞力字(1992)33號(hào))等，而《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》的創(chuàng)新點(diǎn)在于它以國(guó)家和北京市的檔案管理制度為綱，針對(duì)北京燃?xì)庾陨淼臉I(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理現(xiàn)狀制定。采用這樣的制定方針，主要是為了制定出更加適合北京燃?xì)鈾n案工作的檔案管理方法。事實(shí)證明這套完整的檔案管理制度體系是更能符合燃?xì)庑袠I(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)，更能實(shí)現(xiàn)燃?xì)庑袠I(yè)檔案管理工作要求，更能滿足北京燃?xì)鈾n案管理工作實(shí)際的制度體系。因此，這套檔案管理制度體系將會(huì)在北京燃?xì)獾臋n案工作中發(fā)揮更大的作用。
(2) 該制度體系依據(jù)燃?xì)庑袠I(yè)實(shí)際工作特點(diǎn)制定，細(xì)化歸檔門類
《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》是北京燃?xì)飧鶕?jù)燃?xì)庑袠I(yè)自身的工作特點(diǎn)，結(jié)合北京燃?xì)獾臋n案工作現(xiàn)狀制定。就北京燃?xì)舛裕S著北京燃?xì)獾陌l(fā)展壯大，燃?xì)馐袌?chǎng)逐漸從北京走向了外埠，從家用能源逐漸發(fā)展成了多種使用途徑的高效能源。在擴(kuò)大發(fā)展的過(guò)程中，產(chǎn)生了許多特殊門類的檔案，如招標(biāo)投標(biāo)檔案、合同檔案、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品類檔案等。在這些特殊門類檔案中，又以招標(biāo)投標(biāo)檔案和合同檔案最為特殊?？v觀國(guó)內(nèi)各級(jí)組織形成的招標(biāo)投標(biāo)檔案和合同檔案的管理規(guī)定，都是針對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)資料而定。但燃?xì)庑袠I(yè)有其自己的特殊性，所以，在業(yè)務(wù)聯(lián)系中產(chǎn)生的招標(biāo)投標(biāo)檔案和合同檔案也與工程建設(shè)類的相關(guān)檔案有所不同?，F(xiàn)有的工程建設(shè)類檔案從檔案收集、檔案整理等方面都不能對(duì)燃?xì)庑袠I(yè)的招標(biāo)投標(biāo)檔案和合同檔案進(jìn)行規(guī)范，因而急需一套適應(yīng)燃?xì)庑袠I(yè)的招標(biāo)投標(biāo)檔案和合同檔案的管理規(guī)定。在檔案制度的制定過(guò)程中，我們針對(duì)北京燃?xì)鈾n案工作的實(shí)際情況，形成了適合燃?xì)庑袠I(yè)使用的招標(biāo)投標(biāo)檔案和合同檔案的管理規(guī)定。這個(gè)規(guī)定的出臺(tái)，為更加規(guī)范管理招標(biāo)投標(biāo)檔案和合同檔案提供了理論支持。
除此之外，我們針對(duì)各門類檔案的管理重新制定了管理規(guī)范，形成了13類不同的檔案管理規(guī)范，細(xì)化歸檔范圍，從制度領(lǐng)域規(guī)范各門類檔案的整理方法。
(3) 該制度體系從制度領(lǐng)域順應(yīng)了檔案館的功能定位和檔案人員工作性質(zhì)的改變
傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作內(nèi)容包括文件資料的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。因而檔案部門的功能定位只是檔案的保存和查閱機(jī)構(gòu)，而檔案人員則是“倉(cāng)庫(kù)的保管員”。而隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息資源得到不斷開(kāi)發(fā)，檔案部門從原先的資料倉(cāng)庫(kù)成為提供信息資源的情報(bào)機(jī)構(gòu)，檔案人員隨之轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂袝r(shí)代特色的“信息審計(jì)員和研究員”，為現(xiàn)代企業(yè)提供多種多樣的檔案信息服務(wù)。
大多單位的檔案管理制度只是對(duì)管理方法和管理原則進(jìn)行規(guī)定，從未對(duì)檔案管理部門的職責(zé)以及機(jī)構(gòu)性質(zhì)進(jìn)行規(guī)定。而我們?cè)谥贫ā度細(xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》的過(guò)程中，北京燃?xì)鈾n案館針對(duì)北京燃?xì)飧骷?jí)檔案管理機(jī)構(gòu)及檔案人員，定位撰寫(xiě)了《集團(tuán)總部機(jī)關(guān)檔案管理部門設(shè)置、崗位建設(shè)和人員配備、崗位職責(zé)及崗位技術(shù)業(yè)務(wù)要求建議》，對(duì)檔案部門的職能設(shè)置以及檔案人員的工作性質(zhì)和工作要求分別做了規(guī)定，在制度層面順應(yīng)了檔案館功能定位和檔案員人員工作性質(zhì)的改變。
1.2 項(xiàng)目的研究方法
    本項(xiàng)目主要采用調(diào)查研究與理論研究相結(jié)合的方式。北京燃?xì)鈾n案館分別對(duì)北京燃?xì)夥帧⒆庸驹谏a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)材料進(jìn)行調(diào)查，并制定了調(diào)查表。調(diào)查表反饋出的信息包括：生產(chǎn)輸配、工程建設(shè)、供氣計(jì)量、黨校教育、人員培訓(xùn)、管線施工等幾十類檔案資料。檔案館通過(guò)對(duì)搜集到的大量資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、綜合、比較、歸納，并針對(duì)這些單位的文件歸檔情況及檔案整理情況，找出北京燃?xì)鈾n案管理工作存在的問(wèn)題及其成因。除此之外，檔案館人員查閱了大量現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)，包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國(guó)保密法》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》(2006年國(guó)家檔案局第8號(hào)令)、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T 2-92)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》(DBJ01-51-2003)、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》(勞力字(1992)33號(hào))等幾十個(gè)相關(guān)文件。同時(shí)將相關(guān)業(yè)務(wù)單位的工作規(guī)劃、檔案管理制度、管理規(guī)范、管理流程的作法進(jìn)行比較，分析這些單位在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)和歷史教訓(xùn)，分析產(chǎn)生這些問(wèn)題的原因，為制定科學(xué)合理的檔案工作規(guī)劃、檔案管理制度及規(guī)范體系提供信息支持。
2 《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》的應(yīng)用前景
《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》的價(jià)值在于它是理論與實(shí)踐完整結(jié)合的產(chǎn)物。制度是根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制定出來(lái)，而制度又終將指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐。
    目前，《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》正在北京燃?xì)馑鶎俑鲉挝坏臋n案工作中試行。檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，理順了北京燃?xì)馑鶎俑鲉挝粰n案工作的關(guān)系，加強(qiáng)了檔案管理人員的檔案意識(shí)，激發(fā)了檔案管理人員的工作積極性，提高了檔案管理部門對(duì)北京燃?xì)獾男畔⒎?wù)能力，有效加強(qiáng)了北京燃?xì)獾臋n案工作，使北京燃?xì)獾臋n案管理工作得到有效的制度保障，從而更好的為企業(yè)的行政決策、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、繁榮和發(fā)展現(xiàn)代企業(yè)文化服務(wù)。
    在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行推廣之后，北京燃?xì)膺€計(jì)劃將這套制度推廣到國(guó)內(nèi)各燃?xì)庀到y(tǒng)的檔案管理實(shí)踐中。因?yàn)楦魅細(xì)馄髽I(yè)形成的檔案門類大體相同，所以，《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》形成的檔案管理制度也可適用于其他燃?xì)馄髽I(yè)中。而一些具有燃?xì)馓厣臋n案管理制度，如工程建設(shè)類檔案管理制度、招標(biāo)投標(biāo)檔案管理制度、合同檔案管理制度等是根據(jù)燃?xì)馓厣帉?xiě)而成，因而可以作為國(guó)內(nèi)燃?xì)庑袠I(yè)檔案管理方法上的一種探索。
3 開(kāi)展制度體系模式建設(shè)的措施
    檔案制度的制定是為了指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐。為了保證制度在北京燃?xì)鈨?nèi)部得到更好的落實(shí)，必須做好以下幾方面的工作。
3.1 北京燃?xì)鈾n案館要加強(qiáng)對(duì)北京燃?xì)馑鶎俑鲉挝粰n案管理工作的引導(dǎo)
    隨著北京燃?xì)鈨?nèi)外部管理環(huán)境的變化，北京燃?xì)馀c所屬各分、子公司從原來(lái)的上下級(jí)關(guān)系變成了以資產(chǎn)為紐帶的新型關(guān)系，北京燃?xì)鈾n案館開(kāi)始直接面向基層單位的檔案工作。這就要求北京燃?xì)鈾n案館從制度宣貫、業(yè)務(wù)幫扶、定期檢查三方面進(jìn)行引導(dǎo)。北京燃?xì)鈾n案館應(yīng)抽調(diào)專業(yè)人員向所屬各單位的檔案人員進(jìn)行檔案制度理論的講解，使他們清晰、明確的了解制度的內(nèi)容。在具體檔案整理過(guò)程中也要對(duì)檔案人員不合理的整理方法進(jìn)行糾正，并定期檢查制度的落實(shí)情況，從而實(shí)現(xiàn)北京燃?xì)鈾n案館對(duì)集團(tuán)所屬各單位檔案管理工作的引導(dǎo)作用，保障北京燃?xì)鈾n案管理制度的貫徹落實(shí)。
3.2 建立相應(yīng)的機(jī)制，保證制度落實(shí)
    機(jī)制應(yīng)包括激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制兩方面。激勵(lì)機(jī)制應(yīng)將目標(biāo)激勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)和情感激勵(lì)三者有機(jī)結(jié)合起來(lái)。通過(guò)制定檔案管理人員認(rèn)為有價(jià)值的階段目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)的目的。對(duì)認(rèn)真落實(shí)制度的人員要予以表彰，并提供一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。運(yùn)用情感激勵(lì)，增強(qiáng)責(zé)任感，以情感人，體現(xiàn)以人為本的現(xiàn)代管理理念。在約束機(jī)制方面，應(yīng)將制度的落實(shí)情況納入企業(yè)的年終考核，對(duì)不認(rèn)真落實(shí)制度的單位和個(gè)人進(jìn)行處罰，從而保證制度的有效落實(shí)。
3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，將現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度落實(shí)到實(shí)踐中
    企業(yè)檔案管理工作水平的提高，往往與檔案管理人員的素質(zhì)有關(guān)，為使檔案管理制度落實(shí)到實(shí)處，就必須加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。北京燃?xì)鈾n案館在日常工作中逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性，經(jīng)常組織北京燃?xì)飧鲗！⒓媛殭n案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，檔案人員的理論知識(shí)得到了提高，為業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供了有效支持。除了教授方式的培訓(xùn)外，還要逐漸培養(yǎng)檔案人員的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，使他們變被動(dòng)接受為主動(dòng)學(xué)習(xí)。通過(guò)自主學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，逐漸探索出新的檔案管理方法，使北京燃?xì)庑纬删哂凶陨硖攸c(diǎn)的檔案管理模式。
3.4 通過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，不斷修改完善制度內(nèi)容
    現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)、動(dòng)態(tài)的過(guò)程，它是隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的，是適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的管理制度。它來(lái)源于實(shí)踐，并最終指導(dǎo)實(shí)踐。在制度的執(zhí)行過(guò)程中，依然會(huì)有問(wèn)題出現(xiàn)。原則上應(yīng)使管理方法適應(yīng)制度規(guī)定，但并不是一味遵循。若經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)制度在使用過(guò)程中的確存在問(wèn)題，就要對(duì)制度進(jìn)行修改?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)、動(dòng)態(tài)的過(guò)程，需要不斷經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，以達(dá)到最終的完善。
4 結(jié)束語(yǔ)
    《燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案管理制度及規(guī)范》是北京燃?xì)鈾n案館以國(guó)家相關(guān)法規(guī)的要求為指導(dǎo)，認(rèn)真分析北京燃?xì)鈾n案管理的現(xiàn)狀，按照北京燃?xì)獾膶?shí)際情況制定的，它覆蓋檔案管理工作的全過(guò)程，將成為北京燃?xì)庖?guī)范內(nèi)部檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，對(duì)北京燃?xì)鈾n案館乃至北京燃?xì)獾奈磥?lái)發(fā)展都有進(jìn)步意義。在日后的執(zhí)行過(guò)程中，還會(huì)有新的問(wèn)題出現(xiàn)，我們將不斷根據(jù)實(shí)踐進(jìn)行完善，從而推動(dòng)和加強(qiáng)北京燃?xì)鈾n案管理又好又快的發(fā)展。
 
(本文作者：張秋燕 王玥 北京市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限責(zé)任公司檔案館 100035)