——淺談加強企業(yè)檔案信息數字化建設

摘　要：檔案是企業(yè)的家底，是企業(yè)成長的見證，是企業(yè)歷史的留存，更是企業(yè)存續(xù)的紐帶。概括而言，檔案是企業(yè)的“生命線”。在當今信息時代，檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無法適應企業(yè)生產、經營及各項工作的需要；實施檔案信息數字化管理，不僅是企業(yè)發(fā)展的客觀要求，同時也是貫徹落實科學發(fā)展觀的具體體現(xiàn)。

關鍵詞：檔案　數字信息化　企業(yè)發(fā)展　資源管理

1　企業(yè)檔案信息化建沒可以仃力推動氽業(yè)健康發(fā)展

檔案信息化是指在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的活動和過程。

一位著名的經濟學家，在總結社會發(fā)展3個階段時指出，“經濟：從農業(yè)化到工業(yè)化，再到信息化……”信息，已成為當今社會發(fā)展的必備條件。檔案作為信息的一種載體形式，它記錄和反映了社會發(fā)展的全過程，對社會發(fā)展有著不可替代的借鑒作用。隨著人們對檔案信息重要性的認識和依賴，檔案信息的手工檢索，已無法滿足現(xiàn)時需求，改變其管理模式，已成為檔案工作之重。在此，以燃氣行業(yè)為背景，就卡當案信息化建設，談點粗淺認識。

1．1　檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的見證、發(fā)展方向的指引

在認真貫徹科學發(fā)展觀的今天，重視企業(yè)檔案、充分發(fā)揮企業(yè)檔案的信息資源作用，無論是對研究企業(yè)的過去，正視目前的現(xiàn)狀，還是科學決策企業(yè)的未來發(fā)展，都有著重要的意義。

檔案是企業(yè)的家底，是企業(yè)成長的見證，是企業(yè)歷史的留存，更是企業(yè)存續(xù)的紐帶。概括而言，檔案是企業(yè)的“生命線”。充分利用和發(fā)揮這些檔案資源作用，不僅是對企業(yè)歷史的尊重，更是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。為此，提高檔案管理水平和工作效率，檔案信息化建設是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是一項技術性、安全性、實用性極強的科學性手段。不僅能夠使企業(yè)在努力服務于社會的同時，不斷創(chuàng)造自身價值，從而實現(xiàn)社會效益和經濟效益這兩個目標。

1．1．1利用人事檔案，發(fā)掘人力資源

未來企業(yè)發(fā)展的一個重要因素就是人才，人事檔案，記錄著員工的年齡、學歷、資歷、專長、業(yè)績、身體健康狀況等各項內容，反映了員工過去和現(xiàn)在的諸多信息，是領導使用和發(fā)揮個人潛能的依據和參考。無論什么單位、什么樣的管理，人是起決定因素的。要知人善任必須了解人的基本信息，所以說，人事檔案信息是企業(yè)信息管理的重要組成部分。

1．1．2利用工程技術檔案，為企業(yè)安全運營管理服務

以燃氣為例：城市的發(fā)展到處留下了燃氣人的足跡，縱橫交錯的燃氣網絡，造福于全市人民，服務于經濟建設。隨著現(xiàn)代化大城市建設的發(fā)展，燃氣企業(yè)將有更大的發(fā)展空間。然而，隨著時間的推移，前期建成的管網會逐漸老化，更新設備和維修改造將是一個突出的問題，安全運營的矛盾將越來越突顯，其它地市發(fā)生的重大事故就是一個強烈的警示。由于前期的工程及人員會逐漸老化和退休，后任者又不熟悉情況，這就必須利用檔案資源，運用現(xiàn)代化的科學管理手段，適時掌握各個時期燃氣工程設施的建設情況及使用年限，做到居安思危，提前查修，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。唯有如此，才能確保企業(yè)既快速發(fā)展，義不留隱患，使企業(yè)走出一條健康的可持續(xù)發(fā)展的道路。

事例：某小區(qū)的一幢高層住宅樓內，發(fā)生漏氣現(xiàn)象。燃氣維修人員接到通知后，立即來到現(xiàn)場檢測。經查找，發(fā)現(xiàn)位于十樓處燃氣補償器出現(xiàn)裂紋，導致燃氣滲漏外泄。該小區(qū)住宅樓建成使用年限不長、且補償器是鋼制材料，怎么會出現(xiàn)漏氣情況呢?燃氣工作人員迅速來到檔案部門，查找該項工程竣工驗收檔案。通過對實施數字化管理后檔案信息的快速調閱，很快從歸檔產品合格證等相關資料中，杏明結果，使造成漏氣原因迅速得到定性和確認，避免了工作上的被動，讓用戶及時得到合理滿意的答復，從而極大提高了公司經濟效益和燃氣安全服務質量。

1．1．3利用檔案綜合分析，增強決策的科學性

隨著城市規(guī)劃和建設的大發(fā)展，企業(yè)更離不開科學的決策，而科學的決策又建立在對歷史的總結上。要利用檔案資源來進行綜合分析，吸取成功做法，避免造成失誤，讓未來的決策更具科學性、經濟性、合理性，使企業(yè)的各項工作能夠更加協(xié)調的發(fā)展，更是需要檔案的現(xiàn)代化管理手段。

1．2　檔案信息數字化建設的必要性和必然性

企業(yè)要促進發(fā)展，實施快捷、有效的管理，需要及時掌握大量的、準確的信息。有了這些信息，才便于正確決策，制訂計劃、規(guī)劃。在現(xiàn)代社會科技發(fā)展中，誰掌握了先進信息并及時準確使用，誰就能贏得主動。從一定意義上講，把最先進的信息正確地運用到管理，是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的必要條件。套句時髦的話來說，信息是企業(yè)賴以生存與發(fā)展的命脈。檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無法適應企業(yè)生產、經營及各項工作的需要；實施檔案信息數字化管理，不僅是企業(yè)發(fā)展的客觀要求，同時也是貫徹落實科學發(fā)展觀的具體體現(xiàn)，更是為檔案管理的發(fā)展提供了極好平臺。檔案信息數字化建設，是檔案管理工作的方向，是檔案信息資源開發(fā)利用的最快捷之路。它不僅需要財力支持、技術支持，更有待領導與管理者認識水平的提高。使企業(yè)的檔案管理更具科學性，最大限度和及時地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

2　基礎管理是加強企業(yè)檔案信息化建沒的有力保障

2．1　重視基礎設施，配置先進的檔案管理設備

工欲善其事必先利其器?；A設施建設是安全有效管理檔案和精確的進行檔案數字化加工的基本保障。如，計算機、打印機、掃描儀、復印機、縫紉機等設備的配置，檔案庫房是否達到“八防”要求等等，從基礎設施、設備上保障檔案的管理與安全。

2．2　健全各項制度，保證檔案管理有規(guī)可循

企業(yè)相關領導在強化制度、規(guī)范管理中，應把檔案工作制度作為重要內容之一，及時制訂和完善檔案管理有關制度。使修訂后的檔案工作制度，能夠更進一步地貼近檔案工作實際，從而做到“有規(guī)可循，有章可依，分工負責，職責明確”。

2．3　加強業(yè)務培訓，提高檔案人員綜合素質

企業(yè)內部基層工作人員是檔案管理和梢案信息數字化的直接參與者，為全面提升檔案業(yè)務水平和管理能力，企業(yè)應專門組織專兼職檔案人員和分管領導參加檔案知識培訓，增強人員素養(yǎng)，強化學習意識，提高管理水平和辦事效率。同時，可以采取套、看、問等方式，對所屬基層單位檔案工作存在問題，作針對性的指導，為檔案信息數字化管理培養(yǎng)合格的檔案管理人員。

2．4　引入先進理念，為檔案信息數字化建設立項

企業(yè)領導應以面向未來的思維模式對待檔案工作，適時制汀檔案信息數字化建設方案，并針對方案的可行性、安全性組織考察、研究和論證。為確保工程質量，項目確立后，組織實施項目招投標，優(yōu)選加工單位，同時，做好資金保障工作。

3　優(yōu)化資源，是確保企業(yè)檔案信息化建設的基本保障

3．1　集思廣益，強化各類文件材料及時歸檔工作

為保證數字化管理后，檔案信息的齊全、完整、準確，企業(yè)領導和檔案管理人員應重視歸檔義件的齊全、完整程度，須在企業(yè)內部做好全面清理與集中收集工作，為實行數字化加工提供信息源保障。

3．2　統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)檔案實體集中統(tǒng)一管理

以“資源整合、集中管理”為原則，快速實現(xiàn)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，這既節(jié)約人力和物力，更有利于開發(fā)利用，是檔案從原始管理模式，邁入數字化、網絡管理的一項重要舉措。

3．3　結合實際，完善檔案分類方案

以國家與行業(yè)檔案標準為框架，結合本企業(yè)檔案形成的特點和規(guī)律，從符合數字化管理的實際需要出發(fā)，進行合理有序的分級分類，實現(xiàn)檔案管理相對集中，使查找更加快捷、準確。完善后的檔案分類方案，有利于檔案信息數字化軟件設計。

4　科學管理是充分發(fā)揮及全面提高氽業(yè)檔案信息化建設優(yōu)勢和質最的仃力保證

4．1　精心設計，軟件性能達到預定目標

嚴格遵循國家檔案管理的規(guī)范與格式，從企業(yè)管理檔案的內容和實際需要出發(fā)，設計建立檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應基本具備以下優(yōu)勢：先進性、安全性、經濟性、可靠性、開放性、可擴展性、可管理性、規(guī)范性。

4．2　耐心細致，做好檔案數字化加工前處理工作

按照完善后的檔案分類方案，對各類檔案進行系統(tǒng)整理。過去已整理歸檔、有規(guī)可循、有目可查的檔案，可根據需要略作調整；對新形成的文件材料，按照規(guī)范進行分類整理；對補充收集的歷年遺漏文件，須在剔除重復件、確定類屬后，按成文時間，做好插卷或直接歸入該類屬之后。

數字化實行過程中，需要對各類檔案逐卷、逐件、逐頁檢查，凡缺頁、漏頁、錯號、重號等，均及時糾正。不合規(guī)范的頁面進行必要的修裱，為保障檔案信息數寧化加工質量打下堅實的基礎。

4．3　界定檔案掃描范圍，節(jié)省儲存空間

為能夠更加快捷、準確地提供有價值的檔案信息，應結合企業(yè)以往檔案使用頻率高低等實際狀況，通過對庫藏檔案進行價值界定，來界定檔案掃描范圍，使檔案價值作用能夠得到充分發(fā)揮，這不僅緩解檔案系統(tǒng)存儲壓力，同時降低加工成本，檔案系統(tǒng)利用也更加方便、快捷。

4．4　群策群力，數字化建設項目成功運行

檔案信息數字化建設項目，從考察、調研，到項目確定；從招投標，到項目實施；從軟件設計，到硬件配置；從檔案資源整合，到基礎業(yè)務建設；從檔案前處理，到數字化掃描加工……最后通過成功運行后的使用證明，有了檔案信息數據管理系統(tǒng)，企業(yè)領導及有關人員可根據工作需要，隨時在終端上查到需要的信息，且速度快、信息準確，再也無須到檔案部門翻閱實體檔案，省時省力；同時避免圖紙文件等原件遭受磨損，延長檔案的保管壽命。

本文作者：張靜

作者單位：合肥燃氣集團有限公司