燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用

摘 要

摘要：論述了燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)方案及組織實(shí)施、技術(shù)優(yōu)勢(shì)、系統(tǒng)造價(jià)與運(yùn)行費(fèi)用、實(shí)際應(yīng)用情況。關(guān)鍵詞：檔案管理；信息平臺(tái)；燃?xì)馄髽I(yè)；信息化Construction a
摘要：論述了燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)方案及組織實(shí)施、技術(shù)優(yōu)勢(shì)、系統(tǒng)造價(jià)與運(yùn)行費(fèi)用、實(shí)際應(yīng)用情況。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息平臺(tái)；燃?xì)馄髽I(yè)；信息化
Construction and Application of Archives Management Information Platform for Gas Enterprise
XU Min
Abstract：The construction purpose，construction scheme and implementation，technical advantages，system cost，operation expense and actual application of archives management information platform for gas enterprise are described.
Key words：archives management；information platform；gas enterprise；informatization
1 概述
    隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)幾乎滲透到了社會(huì)活動(dòng)的所有方面，加速轉(zhuǎn)變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、儲(chǔ)存和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生著快速的變化。數(shù)字化檔案對(duì)傳統(tǒng)的管理模式提出了新的要求，現(xiàn)代檔案的管理信息系統(tǒng)不應(yīng)是對(duì)手工管理模式的簡(jiǎn)單模擬，而應(yīng)本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對(duì)以往的文件、檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為企業(yè)改革發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、宣傳教育、企業(yè)文化等各項(xiàng)工作提供全方位的檔案信息服務(wù)[1、2]。
    為實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和管理手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，構(gòu)建企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，我集團(tuán)提出：建設(shè)一個(gè)管理科學(xué)、功能齊全、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、具有國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的檔案現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)。具體的建設(shè)目標(biāo)如下：
    ① 建立集團(tuán)綜合管理平臺(tái)，滿足檔案信息化管理的業(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位間的檔案信息互通，即上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位的檔案工作進(jìn)行督導(dǎo)，查看下級(jí)單位電子檔案的錄入情況，下級(jí)單位可以利用平臺(tái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的匯總上報(bào)。避免各單位形成內(nèi)部檔案信息孤島。建立檔案系統(tǒng)對(duì)外統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，使得其他相關(guān)系統(tǒng)(如OA辦公系統(tǒng)、GIS)中的數(shù)據(jù)能夠順利進(jìn)入檔案系統(tǒng)中。
    ② 建立兩個(gè)數(shù)據(jù)查詢中心。即檔案信息管理中心和現(xiàn)行文件查閱中心，以集中統(tǒng)一數(shù)據(jù)的方式向集團(tuán)各職能部門提供檔案目錄和文件查詢。
    ③ 培育一支專業(yè)化的檔案業(yè)務(wù)管理隊(duì)伍。通過此平臺(tái)的搭建，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)素質(zhì)。
2 建設(shè)方案及組織實(shí)施
    我集團(tuán)的檔案管理信息平臺(tái)是以O(shè)A辦公平臺(tái)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，建設(shè)方案分兩期實(shí)施，一期工程實(shí)施與OA辦公平臺(tái)的數(shù)據(jù)鏈接，二期工程實(shí)施與GIS數(shù)據(jù)鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集的網(wǎng)絡(luò)化、檔案業(yè)務(wù)工作的快速化、檔案管理工作的規(guī)范化、檔案查詢工作的網(wǎng)絡(luò)化[3、4]。
    這套方案具體內(nèi)容是建設(shè)一套基于整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部以及下屬單位的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在檔案系統(tǒng)中設(shè)置OA協(xié)同辦公接口、GIS接口，并在集團(tuán)總部檔案系統(tǒng)中設(shè)置檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管功能，建立起以集團(tuán)檔案室為核心，由集團(tuán)各單位(部門)專、兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
    在檔案信息化建設(shè)過程中，實(shí)行統(tǒng)一組織、統(tǒng)一規(guī)劃，綜合了各級(jí)先進(jìn)單位的管理理念和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)管理規(guī)范、信息系統(tǒng)以及后期服務(wù)方式等內(nèi)容進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)劃和建設(shè)。成立檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目協(xié)調(diào)小組，組織和協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)、實(shí)施過程中的有關(guān)問題。項(xiàng)目協(xié)調(diào)小組下設(shè)業(yè)務(wù)小組和技術(shù)小組。
    業(yè)務(wù)小組的主要工作任務(wù)是編制《需求說明書》，其職責(zé)包括：調(diào)研集團(tuán)及所屬單位檔案的管理現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理辦法，明確檔案管理數(shù)字化實(shí)施細(xì)則，明確各類檔案歸檔細(xì)則(包括歸檔范圍、時(shí)間、要求、方式、流程、整理規(guī)則、著錄信息、保管期限、密級(jí)等)，明確各門類檔案歸檔文件要求。
    技術(shù)小組的主要任務(wù)是完成《總體設(shè)計(jì)方案》，其職責(zé)是：調(diào)研集團(tuán)及所屬單位檔案的管理系統(tǒng)，調(diào)研集團(tuán)信息統(tǒng)一規(guī)劃(應(yīng)用開發(fā)環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等)，明確檔案接口數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證要求，明確數(shù)字化檔案信息管理規(guī)范(包括歸檔電子文件儲(chǔ)存格式、檔案信息數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存?zhèn)浞菁鞍踩芾?、檔案數(shù)字化規(guī)范)及電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范。
3 檔案管理信息平臺(tái)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)
    ① 實(shí)現(xiàn)了電子文件的前端控制
    實(shí)施前端控制就是將檔案工作的一些環(huán)節(jié)前瞻性地提到文件管理階段來進(jìn)行，在實(shí)施過程中檔案人員多次與設(shè)計(jì)人員溝通，將檔案管理的思想和方法融入到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程。從文件材料的形成、流轉(zhuǎn)階段就考慮檔案的歸檔和保存要求，從文件形成的源頭上進(jìn)行控制，準(zhǔn)確確定轉(zhuǎn)化為歸檔所必須保持的各種屬性，保證歸檔工作的質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案的完整性，避免檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏，實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)均為一次采集、終身使用。
   ② 體現(xiàn)了電子文件的集成管理
   集成管理就是將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉(zhuǎn)、會(huì)簽、簽發(fā)、整理、鑒定、歸檔、移交和保存等各個(gè)環(huán)節(jié)。在文件形成、流轉(zhuǎn)之時(shí)就對(duì)預(yù)歸檔文件做歸檔標(biāo)記，檔案人員在開展鑒定時(shí)，重點(diǎn)考慮帶標(biāo)記的文件，這樣既保證了鑒定的質(zhì)量，又提高了工作效率，使歸檔文件的質(zhì)量控制和文件的技術(shù)鑒定工作得以同步進(jìn)行；歸檔時(shí)，系統(tǒng)按照設(shè)定的檔案著錄規(guī)則自動(dòng)著錄，檔案人員進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)后，再進(jìn)行檔號(hào)編制、光盤劃分、數(shù)據(jù)備份等工作。集成管理最大限度地減少了人工的干預(yù)，降低了檔案接收和保管的復(fù)雜性，增強(qiáng)了歸檔過程的規(guī)范性和安全性，提高了工作效率。例如：管理類材料歸檔時(shí)，在每一年開始就明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供了文件收集、檔案整理等各類手段及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成管理，實(shí)現(xiàn)了即時(shí)歸檔、即時(shí)鑒定，避免了以往隔年歸檔中出現(xiàn)的丟失、泄密、滯后等問題。
   目前，一期工程實(shí)現(xiàn)了與OA辦公平臺(tái)的數(shù)據(jù)鏈接，完成了集團(tuán)及各下屬單位的歷史數(shù)據(jù)遷移、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔接口，用戶認(rèn)證管理、門戶等基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)檔案信息資源有效整合和共享。
4 信息系統(tǒng)造價(jià)與運(yùn)行費(fèi)用
    OA辦公平臺(tái)造價(jià)約20×104元，檔案管理信息平臺(tái)(含服務(wù)器)造價(jià)近18×104元，年通信網(wǎng)絡(luò)費(fèi)達(dá)10×104元。集團(tuán)配備機(jī)房進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證設(shè)備運(yùn)行正常、網(wǎng)絡(luò)暢通，保證了企業(yè)內(nèi)部信息的有效溝通，提高了工作效率，使企業(yè)具有更強(qiáng)的應(yīng)變能力和巨大的靈活性，為企業(yè)的改革提供有效的支撐和更大的空間。
5 檔案管理信息平臺(tái)在燃?xì)夤こ虘?yīng)用
    燃?xì)夤芫W(wǎng)系統(tǒng)作為城市建設(shè)中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)設(shè)施，具有覆蓋面廣、安全性要求高的特點(diǎn)。目前，我集團(tuán)運(yùn)營(yíng)燃?xì)夤芫W(wǎng)長(zhǎng)度逾2000km。從20世紀(jì)80年代開始建設(shè)，至90年代初主管網(wǎng)架構(gòu)已經(jīng)形成，此后的管網(wǎng)建設(shè)主要是以客戶的需求為導(dǎo)向，因此，單項(xiàng)工程的規(guī)模較小，工程項(xiàng)目數(shù)量較大，工程建設(shè)時(shí)查閱檔案較為頻繁且形成檔案數(shù)量較大。查檔時(shí)，檔案人員根據(jù)路名查閱索引目錄，找到檔案編號(hào)，再到庫(kù)房調(diào)閱檔案實(shí)體，這種查閱方式速度慢、檢索方法落后，不能及時(shí)、快捷地查閱。
    檔案管理信息平臺(tái)的一期工程對(duì)燃?xì)夤こ涛募牧系男纬煽刂铺峁┝吮憷麠l件，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、環(huán)境評(píng)估報(bào)告、安全性能評(píng)估、設(shè)計(jì)管理、工程管理、設(shè)備采購(gòu)、材料交付、竣工驗(yàn)收等信息全部流轉(zhuǎn)并跟蹤管理，按照檔案信息著錄規(guī)則建立燃?xì)夤こ虣n案目錄，登錄檔案管理平臺(tái)的查閱中心就可查到相關(guān)信息。二期工程將與GIS鏈接，使檔案目錄信息與GIS的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)，在檔案信息管理平臺(tái)中就能便捷、快速查到相關(guān)管道的屬性資料，節(jié)省人力、物力，提高工作效率，為日常的工程建設(shè)、工程搶修提供詳細(xì)準(zhǔn)確的信息[5]。
    隨著城市建設(shè)的發(fā)展，燃?xì)夤芫W(wǎng)在城市中的覆蓋面越來越廣，其運(yùn)營(yíng)的安全涉及到千家萬戶。目前，青島市運(yùn)營(yíng)中的燃?xì)夤芫W(wǎng)主要采用鋼管、鑄鐵管、PE管等管材，其中20世紀(jì)80年代、90年代大量應(yīng)用的灰鑄鐵管逾600km，該材料脆性大，特別是在冬季的低溫環(huán)境下遇外力極易發(fā)生斷裂。從2003年起青島市進(jìn)行了天然氣轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換完成后的1～2年，因鑄鐵管承插接口的膠圈干縮引起的泄漏較多。2008年、2009年市區(qū)管網(wǎng)每年的泄漏維修都在1000次左右，其中每年發(fā)生的灰鑄鐵管道斷裂約20次，多次引發(fā)事故。在事故處理過程中搶修人員登錄檔案管理信息平臺(tái)的查閱中心，在“模糊檢索”模塊中輸入有關(guān)信息就可快速準(zhǔn)確地查到所需的工程檔案情況，為及時(shí)完成搶修任務(wù)提供準(zhǔn)確、可靠的信息。
6 結(jié)語
    隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)也需不斷完善和充實(shí)，通過與經(jīng)營(yíng)鏈上的其他信息系統(tǒng)互聯(lián)和信息共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的社會(huì)化和系統(tǒng)增值，為加強(qiáng)城市地下管網(wǎng)管理，規(guī)范地下管網(wǎng)建設(shè)秩序，避免城市道路重復(fù)開挖，合理利用城市地下空間，保護(hù)城市環(huán)境，提供翔實(shí)的信息資源。
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(本文作者：徐敏 青島泰能燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 山東青島 266071)