信息化管理 精確化管控——集團管控信息化之路

摘 要

1 前言 安陽華潤燃氣有限公司是河南東方能源股份有限公司(原安陽市天然氣公司)與香港華潤燃氣集團合資共同設立的中外合資企業(yè)，是安陽市獨家天然氣運營商。主要以輸配供應
1 前言
    安陽華潤燃氣有限公司是河南東方能源股份有限公司(原安陽市天然氣公司)與香港華潤燃氣集團合資共同設立的中外合資企業(yè)，是安陽市獨家天然氣運營商。主要以輸配供應安陽市工業(yè)、商業(yè)和民用天然氣為主營業(yè)務，同時開展城市天然氣工程設計與安裝、管網設施維護維修、燃氣計量器具檢測與燃氣具的銷售與售后服務等業(yè)務。
    公司總資產3.4億元，凈資產3億元，企業(yè)員工731人。公司機構按十部一室、三處、一個大隊、3個分公司、2個全資子公司的模式設立。現(xiàn)有長輸管線160km；具有3萬m3調峰能力的儲氣柜一座，市區(qū)中低壓管網1200余km。目前承擔著該市及周邊地區(qū)30多家工業(yè)、1100余家商業(yè)用戶和18萬余戶城市居民的輸供氣任務，形成了“以安陽為中心，輻射周邊地區(qū)”天然氣管道供氣格局。向南到湯陰縣、浚縣、滑縣，向東到內黃縣、清豐縣、南樂縣，向西到水冶鎮(zhèn)、林州市，向北經磁縣到達邯鄲市，初步形成豫北冀南地區(qū)天然氣供氣樞紐。
    近年來，公司加快發(fā)展步伐，“1+10”戰(zhàn)略布局逐漸實現(xiàn)，內黃、湯陰、水冶三縣鎮(zhèn)市場日益成熟，浚縣、南樂新市場的拓展穩(wěn)步進行，清豐、滑縣公司的收購即將完成。分、子公司的布局決定了經營地址日趨分散的特性。面對散處各地的分、子公司，如何保證所有分、子公司和公司本部實時地共享信息，達到管理部門對所有分、子公司實施“零距離”管理，實現(xiàn)對業(yè)務環(huán)節(jié)的實時監(jiān)控，并對這些方面所涉信息予以實時記錄和深度分析。以形成集團優(yōu)勢，實現(xiàn)整體大于簡單局部之和的規(guī)模經營優(yōu)勢，這就需要通過應用信息技術等手段，實現(xiàn)企業(yè)內部資源的共享和工作的協(xié)同，加快信息流轉，使得各業(yè)務流程無縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務的精確度，實現(xiàn)對分、子公司的精確化監(jiān)控。
2 各分、子公司信息化現(xiàn)狀
    (1) 各分、子公司已建成內部局域網，計算機及相關硬件設備已普及到每個崗位甚至每個員工，但由于各種原因，現(xiàn)有的資源并沒有充分發(fā)揮出其應有的作用，大部分計算機僅僅充當了“高檔打字機”的作用，主要利用Word、excel、powerpoint進行日常辦公文檔資料、生產報表、PPT的制作。沒有專用軟件對這些資料進行歸類整理，不利于這些資料的深度利用，沒有真正發(fā)揮出計算機應有的作用。
    (2) 各分、子公司連續(xù)不斷的生產經營活動，導致每時每刻都會產生很多信息。這些信息不停地在相關的各個環(huán)節(jié)內，進行輸入、處理、輸出、反饋等。但目前，這些重要的信息大部分被分散保存在各分、子公司，各個互不兼容、自成一體的計算機系統(tǒng)中，或被鎖在文件柜和抽屜中，更有甚者，有的重要信息還存在員工的頭腦里。由于各個數(shù)據(jù)信息單獨存放，不便于信息的迅速傳遞、匯總、查詢和加工，因而形成了一個個“信息孤島”。
    (3) 各分、子公司信息化建設缺乏整體規(guī)劃。目前公司信息化建設一般由各分、子公司提出需求，經公司批準后進行建設，缺乏考慮該系統(tǒng)在公司整體運作中的地位與相關部門的縱向和橫向聯(lián)系，各分、子公司由于著重自身業(yè)務考慮，只關心本部門業(yè)務的信息化，通常不會考慮相關部門的需要。這樣建成的系統(tǒng)所形成的數(shù)據(jù)信息，往往無法在相關部門順暢的流動，形成新的“信息孤島”。
    (4) 各分、子公司信息化建設缺乏對公司戰(zhàn)略發(fā)展、管理創(chuàng)新的支持。信息化戰(zhàn)略要緊跟企業(yè)戰(zhàn)略，要有超前意識，在戰(zhàn)略指導下實現(xiàn)信息化，在機制的保證下落實信息化，最終通過信息化戰(zhàn)略支撐公司戰(zhàn)略的實現(xiàn)。技術只有服務于管理，才能發(fā)揮出技術的作用，管理發(fā)展到一定階段只有借助于先進的技術手段，才能滿足管理創(chuàng)新的需要。公司信息化被動性的建設模式，已經制約了公司管理創(chuàng)新的步伐。
3 各分、子公司信息化思路
    在完善公司本部與各分、子公司網絡建設，實現(xiàn)互聯(lián)互通的基礎上，建立“一個數(shù)據(jù)平臺、六大業(yè)務系統(tǒng)、三級應用層面”信息化管理體系，構建大集中模式的公司級信息系統(tǒng)，有效打破公司系統(tǒng)內母公司——分、子公司各業(yè)務管理部門間的信息壁壘，實現(xiàn)跨層次、跨部門的業(yè)務流、信息流在時間、空間上的基本同步，支撐公司集團化運做，并按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分布實施、抓住主線、突出重點、以點帶線、以線帶面、全面展開”的思路逐步開展信息化建設，實現(xiàn)對分、子公司精確化監(jiān)控。
 
    (1) 一個數(shù)據(jù)平臺
    建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，以公司為中心，借助網絡通道，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存放集中、系統(tǒng)管理集中、科技服務集中、技術支撐集中，減少各分、子公司技術人員配備、系統(tǒng)重復投資。同時，對于各分、子公司相同業(yè)務系統(tǒng)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼、統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑、統(tǒng)一操作界面、統(tǒng)一管理模式、統(tǒng)一統(tǒng)計標準，減少管理成本，方便快速復制。
    (2) 六大業(yè)務系統(tǒng)
① 客戶管理子系統(tǒng)
 
    該系統(tǒng)主要對從用戶申請、交款、設計、安裝、通氣、收費、維修、拆改遷，管網日常管理、維護、維修、改造，生產調度等與用戶直接或間接但主要圍繞用戶服務為主的過程中產生的各類數(shù)據(jù)的管理。
    該系統(tǒng)以用戶為中心將各個部門緊緊地聯(lián)結在一起，各個部門互相聯(lián)系，信息交叉持有，散落于各部門之間，無法形成用戶信息的整體概念，同時由于該項工作以燃氣用戶為服務對象，直接或間接地接觸用戶，工作效率的高低、工作質量的好壞直接影響著用戶對公司的評價。
    該系統(tǒng)是典型的流程性運作模式，各部門的工作就像生產車間的流水線一樣，不停的產生與用戶相關的數(shù)據(jù)信息，產生了公司生產管理的基礎性數(shù)據(jù)與資料，規(guī)范、全面的基礎資料奠定了公司運營的基礎。但是由于各部門職能的不同，影響著對用戶管理的側重點的不同，傳統(tǒng)的人工傳遞信息的方式，直接導致用戶信息在各部門之間傳遞過程中的流失。
    利用先進的信息化管理工具，采用對整個流程全面考慮的整體眼光，以客戶為中心，以流程為主線和導向，以系統(tǒng)觀點實現(xiàn)總體優(yōu)化，真正從業(yè)務流程上保證公司以最小的成本，提供高質量的產品和服務，實現(xiàn)所謂的從面向職能的管理到面向過程的管理。實現(xiàn)整個流程的可視化、可量化、可并行、可操作、可監(jiān)控。
    可視化：利用流程管理系統(tǒng)來進行流程的勾勒和展示，讓流程可以直接通過系統(tǒng)看到，流程走到哪個環(huán)節(jié)、流程流轉的障礙一覽無余。這樣各級人員都可以審閱流程和了解相關流程的進展情況。
    可量化：將流程重要節(jié)點按照時間、質量等要求進行規(guī)范，對流程績效進行評估，以建立公平、透明的績效考核體系，激發(fā)大家不斷提升流程質量。
    可并行：針對傳統(tǒng)的串行流程居多的情況進行改進和并行優(yōu)化。如設計部門在設計完成時，材料部門可以通過信息平臺，根據(jù)設計圖紙中材料表提前準備材料，保證材料供應。
    可操作：對流程進行優(yōu)化，使其簡單明了，并能被使用人員充分認識、理解和操作。
    可監(jiān)控：流程從起始點就納入監(jiān)控軌道，流程的每一個狀態(tài)變化都能被流程后端所了解，以方便管理人員適時作出決策判斷。
    最終形成約束管理行為和過程的平臺，真正實現(xiàn)流程的事前既定，事中可監(jiān)控，事后結果直接明顯，為客戶提供優(yōu)質、高效的服務。
   ② 協(xié)同辦公子系統(tǒng)
   通過計算機網絡，為公司及各分子公司的信息發(fā)布、情況交流提供一個有效的技術支撐，使公司的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)，實現(xiàn)辦公事務的自動化處理。通過公文流轉改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質公文辦公模式，企業(yè)內外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，為電子檔案建設奠定基礎。
   ③ 財務管理子系統(tǒng)
   以信息化帶動財務決策科學化，通過財務信息化系統(tǒng)建設，打通企業(yè)成本控制、會計核算以及資金管理的“高速路”，實現(xiàn)財務和相關信息一次性處理和實時共享，提高各分、子公司基礎數(shù)據(jù)和相關信息采集的準確性和及時性，加速深化各分、子公司與公司財務的對接和同步運行，實現(xiàn)多會計實體的“一個賬套”集中核算管理，建立集中數(shù)據(jù)、集中核算和集中決策信息的財務管理信息系統(tǒng)，提高公司響應市場變化的速度，達到財務數(shù)據(jù)集中、數(shù)據(jù)共享、異地核算，跨區(qū)域實時管理的效果，全面促進財務決策質量的提高。
    ④ 人力資源子系統(tǒng)
    由于各分、子公司地理分散，傳統(tǒng)的人力資源管理手段效率低下，管理復雜，無法實時掌握人力資源的狀況，這就需要通過人力資源的信息化建設，方便管理層及時準確的掌握人員的變動情況，對各崗位的工作職責以及人員配備提供科學的依據(jù)，根據(jù)各分、子公司發(fā)展需要可以動態(tài)進行人員編制的調整，達到有效控制各分、子公司人數(shù)，提高工作效率的目的。同時幫助公司對人力資源信息進行多角色、多組織、多業(yè)務層面的統(tǒng)計、結構和趨勢性分析，從而為公司的人力資源規(guī)劃、人才開發(fā)和儲備等戰(zhàn)略業(yè)務做關鍵支撐。
    ⑤ 物資管理子系統(tǒng)
    通過物資管理子系統(tǒng)信息化建設，及時了解各分、子公司物資需求、庫存等情況，按質按量提供各分、子公司市場發(fā)展和維修、搶險所需的各種物資，以最小的物資儲備來達到最佳的供貨狀態(tài)，避免物資積壓和缺料，合理組織供應，加強資金周轉，保證生產活動的正常運行。加強生產物資的采購、供應、和使用各個環(huán)節(jié)的嚴格管理，降低生產成本和加速資金的周轉，并對各種信息進行詳細的統(tǒng)計分析，及早的發(fā)現(xiàn)和改正物資管理中存在的各種問題，為物資管理提供及時的決策信息，從而進一步提高物資管理的科學性、先進性，以提高公司的經濟和社會效益。
   ⑥ 安全設備子系統(tǒng)
   建立標準的設備資產信息結構，以設備部位為數(shù)據(jù)對象建立完整的設備技術、管理、作業(yè)標準信息庫或知識庫，建立設備全壽命周期管理模型和設備資產樹，建立設備管理KPI評價與分析體系，通過設備資產周期費用的采集與分析，定量評價和分析設備資產的經濟價值表現(xiàn)、運行性能、管理工作質量和工作效率，為設備維修、改造與更新決策提供支持，自動集成有關一臺設備的采購、安裝、運行、變動、折舊、維修、保養(yǎng)、潤滑、報廢等全程管理數(shù)據(jù)記錄，形成包含動態(tài)數(shù)據(jù)在內的完整設備管理檔案。將設備運行管理的重點放在提早發(fā)現(xiàn)隱患、在使用中對隱患整改、對故障進行預測分析等。建立以點檢和故障分析為核心的設備運行預警體系，顯得十分重要。通過運行記錄、停機記錄、點檢、完好檢查、定期檢查、精度檢驗、故障記錄、事故記錄、狀態(tài)監(jiān)測、保養(yǎng)及潤滑等常規(guī)管理方法和現(xiàn)代化技術手段，記錄設備以往的狀況并準確監(jiān)控設備的當前運行狀況，分析設備運行的可靠性與經濟性，為制定合理的維修與維護策略，提供量化依據(jù)。
    (3) 三級應用層面
    在系統(tǒng)建設時，要加強系統(tǒng)分析，充分考慮不同管理層面對信息處理要求的差異，搭建系統(tǒng)架構。主要分為如下3個層面：
    ① 操作層面
    前臺計算機操作人員直接接觸原始的數(shù)據(jù)，機械化的重復工作，極易造成輸入的數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯，要保證數(shù)據(jù)的正確性、完整性，除了加強監(jiān)督、管理，提高操作人員責任心外，重要的是軟件設計時要充分考慮前臺不同操作崗位的特性，按照80/20原則，歸納、總結出其最常用的操作流程、日常功能，合理安排界面各部分的操作順序，加強輸入時的驗證、出錯提醒等功能，盡量減少操作時的人工計算、判斷，達到操作簡單、界面簡潔、功能實用，以盡可能減少人工出錯的幾率。
    ② 管理層面
    不同管理部門、管理人員由于所處的部門不同、專業(yè)不同，對于各分、子公司管理的側重點相應的也不相同，要求各分、子公司上報的各種日報、周報、月報等統(tǒng)計報表也就千差萬別，但是這些報表極有可能來自于相同的基礎記錄，這就需要設計軟件時，認真分析各相關管理部門、管理人員對各分、子公司管控的要求，理清各類報表與基礎數(shù)據(jù)之間的關系，根據(jù)管理的需要，隨時自動生成各類報表。
    ③ 決策層面
   各個子系統(tǒng)所形成的基礎數(shù)據(jù)反映了各個分、子公司生產、運營的真實情況，是公司的寶貴財富，只有將這些數(shù)據(jù)當作資產去運營，結合公司發(fā)展戰(zhàn)略，施方等。信息化管理精確化管控——集團管控信息化之路利用數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、商業(yè)智能等技術，多角度、多維度，充分挖掘其中內含的規(guī)律與趨勢，通過圖形并茂的方式展現(xiàn)出來，按照公司高層的要求，自動形成各類綜合報表，提供決策依據(jù)。
4 結語
    總之，將信息技術、現(xiàn)代管理理念與公司的管理體系結合起來，利用先進的信息技術以及現(xiàn)代化的管理手段、最大程度地實現(xiàn)技術上的功能集成和管理上的職能集成，建立全新的過程性組織結構，帶動各分、子公司的管理創(chuàng)新，優(yōu)化各分、子公司的業(yè)務和管理流程，加強內部信息傳遞與溝通，及時為領導決策提供準確、有效的數(shù)據(jù)信息，真正體現(xiàn)網絡及計算機輔助辦公的優(yōu)越性，建成一個集計算機網絡技術、各類信息的收集、傳遞、處理、加工為一體的信息樞紐中心，搭建“縱向貫通、橫向集成”的一體化企業(yè)級信息集成平臺，實現(xiàn)上下信息暢通和數(shù)據(jù)共享，為公司的生產、經營及高層決策服務。真正做到讓“正確的信息，在準確的時間和地點送給需要的領導，幫助領導做出正確的判斷和決策。”以實現(xiàn)公司在成本、質量、服務和速度等方面的巨大改善，全面提升公司的競爭力。
 
(本文作者：施方 熊傳合 宋玉清 安陽華潤燃氣有限公司 455000)