燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理的重要性探討

摘 要

天然氣因?yàn)楦咝А⒐?jié)能、價(jià)格低等特點(diǎn)，近年來已成為新的能源正逐步取代煤、炭等能源，逐步走進(jìn)城市中的千家萬戶。2009年中國天然氣的消費(fèi)量為874.5億m3，同比增長8.36%。隨著
    天然氣因?yàn)楦咝А⒐?jié)能、價(jià)格低等特點(diǎn)，近年來已成為新的能源正逐步取代煤、炭等能源，逐步走進(jìn)城市中的千家萬戶。2009年中國天然氣的消費(fèi)量為874.5億m3，同比增長8.36%。隨著天然氣需求不斷的擴(kuò)大，燃?xì)夤芫€已遍布城市的各個(gè)角落，同時(shí)也給燃?xì)馄髽I(yè)提出了新的問題：面對越來越多的燃?xì)夤こ虣n案，究竟該如何管理？
1 工程檔案的內(nèi)容分類
    1.1 與燃?xì)夤こ逃嘘P(guān)的業(yè)務(wù)合同，主要包括有監(jiān)理合同、施工合同、市政開挖恢復(fù)合同、設(shè)計(jì)合同、鍋檢所監(jiān)檢合同、無損探傷檢測合同等；
    1.2 需要長期保存的工程竣工資料，主要包括天然氣安裝合同書、施工圖、材料預(yù)算書、安裝預(yù)算書、工商民用安裝預(yù)算審批流程單、竣工資料、結(jié)算書等；
    1.3 安全檔案，主要包括安全教育臺帳、安全培訓(xùn)、安全文件、安全管理資產(chǎn)臺帳、安全檢查、整改通知書、安全管理資格證書等；
    1.4 專業(yè)技術(shù)類文件資料，主要包括專業(yè)技術(shù)書籍、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)考試、專業(yè)技術(shù)研討資料、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)交流、技術(shù)創(chuàng)新資料等。
    1.5 工程臺帳，即單項(xiàng)工程信息，包括有合同編號，開工日期，竣丁日期，施工單位及負(fù)責(zé)人，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人，施工合同價(jià)款，進(jìn)度款，決算款，結(jié)算價(jià)款，監(jiān)檢費(fèi)、設(shè)計(jì)費(fèi)、無損探傷費(fèi)、結(jié)算日期，質(zhì)保金。其中庭院單項(xiàng)工程要注明小區(qū)總戶數(shù)、合同戶數(shù)等信息，工商業(yè)用戶要注明燃?xì)獗硇吞?、?shù)量，灶具類型、數(shù)量等信息，城網(wǎng)工程要注明管徑、管長、閥門型號、數(shù)量等信息。
2 加強(qiáng)工程檔案管理的意義
    工程檔案是包含了工程從開始到結(jié)束生成的一系列文件材料，這些資料全面反映了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的情況，對工程質(zhì)量、竣工工程維護(hù)管理以及新工程的前期準(zhǔn)備工作，都具有重要的利用價(jià)值。燃?xì)夤芫W(wǎng)系統(tǒng)是城市管網(wǎng)系統(tǒng)的一部分，是城市基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，在城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，各種管線往往會因?yàn)楦鞣N原因而需要反復(fù)施工，對于那些敷設(shè)有燃?xì)夤艿赖牡缆?，燃?xì)夤拘枰峁┫嚓P(guān)的技術(shù)支持，因此工程檔案是否完整關(guān)系到城市燃?xì)夤芫W(wǎng)是否安全穩(wěn)定，關(guān)系到燃?xì)馄髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)效能和管理水平。
3 工程檔案管理存在的主要問題
    3.1 由于工程始建階段，燃?xì)夤酒毡槿狈ο鄬Φ臋n案管理經(jīng)驗(yàn)，或者疏于進(jìn)行檔案資料管理，或者由于檔案管理人員的不穩(wěn)定造成檔案管理的混亂或丟失，為公司的后期運(yùn)行帶來不必要的麻煩。
    3.2 竣工資料編寫不規(guī)范。竣工資料為工程上的一手資料，往往南于施工人員的不重視導(dǎo)致竣工資料書寫五花八門，形形色色，甚至隨意涂改，嚴(yán)重影響了竣工資料的準(zhǔn)確性要求。
    3.3 竣工資料遞交延遲。有些單項(xiàng)小工程造價(jià)低，利潤低，造成施工單位重視程度不夠，往往在交工后很長一段時(shí)間仍未遞交竣工資料，造成后期公司管理上的難點(diǎn)，甚至后期搶險(xiǎn)搶修、緊急使用中的困難。
4 解決上述問題的對策
    4.1 加強(qiáng)工程檔案管理，明確檔案管理部門及人員的職責(zé)，建立完整的檔案借閱體系，重視檔案管理知識的宣傳教育培訓(xùn)工作。在竣工資料借出時(shí)，檔案管理員應(yīng)做好借閱記錄，并經(jīng)借閱人簽字確認(rèn)。對于借閱使用頻率高的資料，在條件允許的情況下，借閱部門應(yīng)盡可能的留存一份。如果無法留存，那么借閱部門應(yīng)在借閱規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，并重新辦理借閱手續(xù)。借閱人員在保留竣工資料期間，不得因各種原因?qū)е驴⒐べY料缺失及損壞，發(fā)現(xiàn)有缺失的地方，應(yīng)及時(shí)通知檔案管理者做好修補(bǔ)工作，保證所借閱資料的完整性，在歸還資料的過程中，檔案管理人員應(yīng)檢查借出資料是否完整，有需要修補(bǔ)的地方，應(yīng)及時(shí)對竣工資料進(jìn)行修補(bǔ)，避免因此而帶來不必要的損失。
    隨著辦公自動化的不斷深入，電子檔案正逐步取代紙質(zhì)文檔。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案相比，電子檔案具有關(guān)聯(lián)度高、更新快等特點(diǎn)。而作為燃?xì)夤こ虣n案，因?yàn)楹罄m(xù)施工及技術(shù)交底等問題，經(jīng)常需要查閱。舊的紙質(zhì)檔案文件在資料少的情況下還可以滿足我們?nèi)粘５牟殚喰枰?，但隨著資料的不斷增多，查找資料時(shí)，往往因?yàn)橘Y料繁多，而浪費(fèi)大量的時(shí)間。電子檔案的出現(xiàn)，有效解決了查資料難得問題，同時(shí)也為搶險(xiǎn)維修節(jié)約更多的時(shí)間。作為檔案管理者來說，在收到資料以后，必須及時(shí)準(zhǔn)確的錄入到電子檔案中，以便后期快速準(zhǔn)確的查閱。
    4.2 加強(qiáng)施工過程控制，燃?xì)夤芫€具有隱蔽性和專業(yè)性，作為燃?xì)夤竞屯獠渴┕り?duì)技術(shù)交底的依據(jù)，竣工資料必須嚴(yán)格按照實(shí)際情況進(jìn)行編寫，保證竣工資料中的數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。在實(shí)際應(yīng)用中，往往因?yàn)槭┕挝皇┕そ?jīng)驗(yàn)、施工人員素質(zhì)高低以及監(jiān)理人員監(jiān)管力度大小等原因，導(dǎo)致竣工資料質(zhì)量高低不同。比如在做資料的過程中，如果管線定位不準(zhǔn)確，管溝深度有偏差、隱蔽工程記錄不詳實(shí)以及竣工資料漏項(xiàng)，這些問題都會給日后的燃?xì)庠O(shè)施運(yùn)行維護(hù)帶不便，甚至成為安全隱患。作為工程資料的主管部門如工程管理部門，要加強(qiáng)對施工單位的管理，加強(qiáng)對新進(jìn)的施工單位進(jìn)行培訓(xùn)，提高施工單位的綜合素質(zhì)，對于施工現(xiàn)場加強(qiáng)監(jiān)督，每日進(jìn)行現(xiàn)場工程量的簽證，記錄現(xiàn)場異常情況，便于在審閱竣工資料時(shí)準(zhǔn)確把握，確保竣工資料的完整性與真實(shí)性。
    在日常運(yùn)行維護(hù)與技術(shù)交底過程中，往往會發(fā)現(xiàn)資料中或多或少存在著不足甚至錯誤，因此借閱人有責(zé)任對于竣工資料中記錄不準(zhǔn)確的地方，提出更正意見，檔案管理部門會同工程管理部門及時(shí)對記錄不準(zhǔn)確的地方進(jìn)行更正，形成書面文件后報(bào)至檔案管理員統(tǒng)一歸檔，避免在下次應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)同樣問題，造成不必要的麻煩甚至因資料不詳實(shí)所導(dǎo)致的安全事故。
    4.3 為避免施工單位因?yàn)樽陨砝娑鴮?dǎo)致的資料遞交延遲，影響后期管網(wǎng)正常運(yùn)行的現(xiàn)象，可將該項(xiàng)工作與對施工單位的考核掛鉤，對于不按要求報(bào)送資料的施工單位加大處罰力度，同時(shí)限制或停止其繼續(xù)承包燃?xì)夤こ痰臋?quán)利，以此作為約束，提高其竣工資料報(bào)送的速度。
5 結(jié)語
燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣但又非常重要的工作，其涵蓋工程始末的各個(gè)環(huán)節(jié)，做好工程檔案管理，是燃?xì)馄髽I(yè)工程管理水平的另一種體現(xiàn)，作為燃?xì)馄髽I(yè)，必須重視工程檔案的管理，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，組織檔案管理人員與使用人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理意識，只有確保工程檔案管理的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，才能確保燃?xì)庠O(shè)施的安全平穩(wěn)運(yùn)行。
 
(本文作者：袁盼盼 薛川 許昌市天倫燃?xì)庥邢薰?461000)