燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理的重要性探討

摘 要

天然氣因為高效、節(jié)能、價格低等特點,近年來已成為新的能源正逐步取代煤、炭等能源,逐步走進(jìn)城市中的千家萬戶。2009年中國天然氣的消費量為874.5億立方米,同比增長8.36%。隨著

天然氣因為高效、節(jié)能、價格低等特點,近年來已成為新的能源正逐步取代煤、炭等能源,逐步走進(jìn)城市中的千家萬戶。2009年中國天然氣的消費量為874.5億立方米,同比增長8.36%。隨著天然氣需求不斷的擴(kuò)大,燃?xì)夤芫€已遍布城市的各個角落,同時也給燃?xì)馄髽I(yè)提出了新的問題:面對越來越多的燃?xì)夤こ虣n案,究竟該如何管理?
1 工程檔案的內(nèi)容分類
1.1 與燃?xì)夤こ逃嘘P(guān)的業(yè)務(wù)合同,主要包括有監(jiān)理合同、施工合同、市政開挖恢復(fù)合同、設(shè)計合同、鍋檢所監(jiān)檢合同、無損探傷檢測合同等;
1.2 需要長期保存的工程竣工資料,主要包括天然氣安裝合同書、施工圖、材料預(yù)算書、安裝預(yù)算書、工商民用安裝預(yù)算審批流程單、竣工資料、結(jié)算書等;
1.3 安全檔案,主要包括安全教育臺帳、安全培訓(xùn)、安全文件、安全管理資產(chǎn)臺帳、安全檢查、整改通知書、安全管理資格證書等;
1.4 專業(yè)技術(shù)類文件資料,主要包括專業(yè)技術(shù)書籍、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)考試、專業(yè)技術(shù)研討資料、專業(yè)經(jīng)驗交流、技術(shù)創(chuàng)新資料等。
1.5 工程臺帳,即單項工程信息,包括有合同編號,開工日期,竣工日期,施工單位及負(fù)責(zé)人,現(xiàn)場負(fù)責(zé)人,施工合同價款,進(jìn)度款,決算款,結(jié)算價款,監(jiān)檢費、設(shè)計費、無損探傷費、結(jié)算日期,質(zhì)保金。其中庭院單項工程要注明小區(qū)總戶數(shù)、合同戶數(shù)等信息,工商業(yè)用戶要注明燃?xì)獗硇吞?、?shù)量,灶具類型、數(shù)量等信息,城網(wǎng)工程要注明管徑、管長、閥門型號、數(shù)量等信息。
2 加強(qiáng)工程檔案管理的意義
工程檔案是包含了工程從開始到結(jié)束生成的一系列文件材料,這些資料全面反映了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的情況,對工程質(zhì)量、竣工工程維護(hù)管理以及新工程的前期準(zhǔn)備工作,都具有重要的利用價值。燃?xì)夤芫W(wǎng)系統(tǒng)是城市管網(wǎng)系統(tǒng)的一部分,是城市基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分,在城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中,各種管線往往會因為各種原因而需要反復(fù)施工,對于那些敷設(shè)有燃?xì)夤艿赖牡缆罚細(xì)夤拘枰峁┫嚓P(guān)的技術(shù)支持,因此工程檔案是否完整關(guān)系到城市燃?xì)夤芫W(wǎng)是否安全穩(wěn)定,關(guān)系到燃?xì)馄髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)效能和管理水平。
3 工程檔案管理存在的主要問題
3.1 由于工程始建階段,燃?xì)夤酒毡槿狈ο鄬Φ臋n案管理經(jīng)驗,或者疏于進(jìn)行檔案資料管理,或者由于檔案管理人員的不穩(wěn)定造成檔案管理的混亂或丟失,為公司的后期運行帶來不必要的麻煩。
3.2 竣工資料編寫不規(guī)范??⒐べY料為工程上的一手資料,往往由于施工人員的不重視導(dǎo)致竣工資料書寫五花八門,形形色色,甚至隨意涂改,嚴(yán)重影響了竣工資料的準(zhǔn)確性要求。
3.3 竣工資料遞交延遲。有些單項小工程造價低,利潤低,造成施工單位重視程度不夠,往往在交工后很長一段時間仍未遞交竣工資料,造成后期公司管理上的難點,甚至后期搶險搶修、緊急使用中的困難。
4 解決上述問題的對策
4.1 加強(qiáng)工程檔案管理,明確檔案管理部門及人員的職責(zé),建立完整的檔案借閱體系,重視檔案管理知識的宣傳教育培訓(xùn)工作。在竣工資料借出時,檔案管理員應(yīng)做好借閱記錄,并經(jīng)借閱人簽字確認(rèn)。對于借閱使用頻率高的資料,在條件允許的情況下,借閱部門應(yīng)盡可能的留存一份。如果無法留存,那么借閱部門應(yīng)在借閱規(guī)定時間內(nèi)歸還,并重新辦理借閱手續(xù)。借閱人員在保留竣工資料期間,不得因各種原因?qū)е驴⒐べY料缺失及損壞,發(fā)現(xiàn)有缺失的地方,應(yīng)及時通知檔案管理者做好修補(bǔ)工作,保證所借閱資料的完整性,在歸還資料的過程中,檔案管理人員應(yīng)檢查借出資料是否完整,有需要修補(bǔ)的地方,應(yīng)及時對竣工資料進(jìn)行修補(bǔ),避免因此而帶來不必要的損失。
隨著辦公自動化的不斷深入,電子檔案正逐步取代紙質(zhì)文檔。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案相比,電子檔案具有關(guān)聯(lián)度高、更新快等特點。而作為燃?xì)夤こ虣n案,因為后續(xù)施工及技術(shù)交底等問題,經(jīng)常需要查閱。舊的紙質(zhì)檔案文件在資料少的情況下還可以滿足我們?nèi)粘5牟殚喰枰?,但隨著資料的不斷增多,查找資料時,往往因為資料繁多,而浪費大量的時間。電子檔案的出現(xiàn),有效解決了查資料難得問題,同時也為搶險維修節(jié)約更多的時間。作為檔案管理者來說,在收到資料以后,必須及時準(zhǔn)確的錄入到電子檔案中,以便后期快速準(zhǔn)確的查閱。
4.2 加強(qiáng)施工過程控制,燃?xì)夤芫€具有隱蔽性和專業(yè)性,作為燃?xì)夤竞屯獠渴┕り牸夹g(shù)交底的依據(jù),竣工資料必須嚴(yán)格按照實際情況進(jìn)行編寫,保證竣工資料中的數(shù)據(jù)真實、有效。在實際應(yīng)用中,往往因為施工單位施工經(jīng)驗、施工人員素質(zhì)高低以及監(jiān)理人員監(jiān)管力度大小等原因,導(dǎo)致竣工資料質(zhì)量高低不同。比如在做資料的過程中,如果管線定位不準(zhǔn)確,管溝深度有偏差、隱蔽工程記錄不詳實以及竣工資料漏項,這些問題都會給日后的燃?xì)庠O(shè)施運行維護(hù)帶了不便,甚至成為安全隱患。作為工程資料的主管部門如工程管理部門,要加強(qiáng)對施工單位的管理,加強(qiáng)對新進(jìn)的施工單位進(jìn)行培訓(xùn),提高施工單位的綜合素質(zhì),對于施工現(xiàn)場加強(qiáng)監(jiān)督,每日進(jìn)行現(xiàn)場工程量的簽證,記錄現(xiàn)場異常情況,便于在審閱竣工資料時準(zhǔn)確把握,確??⒐べY料的完整性與真實性。
在日常運行維護(hù)與技術(shù)交底過程中,往往會發(fā)現(xiàn)資料中或多或少存在著不足甚至錯誤,因此借閱人有責(zé)任對于竣工資料中記錄不準(zhǔn)確的地方,提出更正意見,檔案管理部門會同工程管理部門及時對記錄不準(zhǔn)確的地方進(jìn)行更正,形成書面文件后報至檔案管理員統(tǒng)一歸檔,避免在下次應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)同樣問題,造成不必要的麻煩甚至因資料不詳實所導(dǎo)致的安全事故。
4.3 為避免施工單位因為自身利益而導(dǎo)致的資料遞交延遲,影響后期管網(wǎng)正常運行的現(xiàn)象,可將該項工作與對施工單位的考核掛鉤,對于不按要求報送資料的施工單位加大處罰力度,同時限制或停止其繼續(xù)承包燃?xì)夤こ痰臋?quán)利,以此作為約束,提高其竣工資料報送的速度。
5 結(jié)語
燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理是一項非常繁瑣但又非常重要的工作,其涵蓋工程始末的各個環(huán)節(jié),做好工程檔案管理,是燃?xì)馄髽I(yè)工程管理水平的另一種體現(xiàn),作為燃?xì)馄髽I(yè),必須重視工程檔案的管理,認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度,組織檔案管理人員與使用人員的培訓(xùn),強(qiáng)化檔案管理意識,只有確保工程檔案管理的真實性、準(zhǔn)確性,才能確保燃?xì)庠O(shè)施的安全平穩(wěn)運行。
 
(本文作者:袁盼盼 薛川 許昌市天倫燃?xì)庥邢薰?461000)